পুরনো দলিলের মূল কপি হারিয়ে গেলে, নষ্ট হলে, উত্তরাধিকারসূত্রে পাওয়া সম্পত্তির কাগজ যাচাই করতে হলে বা জমি কেনার আগে আগের মালিকানার ধারাবাহিকতা দেখতে হলে দলিলের নকল প্রয়োজন হয়। বাংলাদেশে এটিকে সাধারণভাবে সার্টিফাইড কপি বা সহি মোহরী নকল বলা হয়। এটি সাধারণ ফটোকপি নয়; নিবন্ধন অফিসে সংরক্ষিত রেকর্ড থেকে প্রস্তুত করে কর্তৃপক্ষের সিল ও স্বাক্ষরে প্রত্যয়ন করা কপি।
পুরনো দলিলের নকল তোলার ক্ষেত্রে আসল কাজ শুধু আবেদন করা নয়, আগে সঠিক রেকর্ড শনাক্ত করা। দলিল নম্বর, সাল, নিবন্ধন অফিস, দাতা ও গ্রহীতার নাম, মৌজা কিংবা বালাম বইয়ের তথ্য যত নির্ভুল হবে, তল্লাশি তত সহজ হবে। দলিল নম্বর না জানলেও সূচিবহি ধরে নাম ও মৌজার তথ্য দিয়ে অনুসন্ধানের সুযোগ আছে।
রেজিস্ট্রেশন আইন, ১৯০৮-এর ৫৭ ধারায় নির্ধারিত ফি পরিশোধ সাপেক্ষে সংশ্লিষ্ট রেজিস্টার ও সূচি পরিদর্শন এবং নকল পাওয়ার বিধান রয়েছে। রেজিস্ট্রেশন (সংশোধন) অধ্যাদেশ, ২০২৬-এর মাধ্যমে নতুন ৭৭এ ধারা যোগ করে সরকার অনুমোদিত সফটওয়্যারের মাধ্যমে ডিজিটাল নিবন্ধনের আইনি ভিত্তি তৈরি করা হয়েছে। তবে এর অর্থ এই নয় যে বহু বছরের পুরনো সব দলিল বর্তমানে ঘরে বসে অনলাইনে অনুসন্ধান বা সংগ্রহ করা যায়। পুরনো রেকর্ডের জন্য সংশ্লিষ্ট সাব-রেজিস্ট্রি অফিস বা জেলা পর্যায়ের রেকর্ড সংরক্ষণস্থলে খোঁজ নেওয়ার প্রয়োজন হতে পারে।
- গুরুত্বপূর্ণ: এই লেখাটি সাধারণ তথ্যভিত্তিক নির্দেশিকা। কোনো নির্দিষ্ট জমির বর্তমান মালিকানা, বিরোধ, উত্তরাধিকার বা দলিলের আইনগত বৈধতা নির্ধারণের জন্য সংশ্লিষ্ট সরকারি রেকর্ড যাচাই করুন এবং প্রয়োজন হলে যোগ্য আইনজীবীর পরামর্শ নিন।
সার্টিফাইড কপি কী এবং কেন প্রয়োজন
সার্টিফাইড কপি হলো নিবন্ধন কর্তৃপক্ষের সংরক্ষিত নথির প্রত্যয়িত অনুলিপি। মূল দলিল না থাকলে বায়া দলিল যাচাই, সম্পত্তি কেনাবেচার আগে মালিকানার ধারাবাহিকতা পরীক্ষা, আদালত বা অন্য দপ্তরে নথি উপস্থাপন, উত্তরাধিকারভিত্তিক সম্পত্তির কাগজ গুছিয়ে নেওয়া এবং পরবর্তী দলিল প্রস্তুতের সময় এটি কাজে লাগে।
তবে কোনো পুরনো দলিলের সার্টিফাইড কপি পাওয়া মাত্রই বর্তমান মালিকানা চূড়ান্তভাবে প্রমাণিত হয় না। ওই দলিলের পরে বিক্রয়, দান, বণ্টন, বন্ধক বা অন্য কোনো হস্তান্তর হয়েছে কি না তা আলাদাভাবে যাচাই করা প্রয়োজন। সম্পত্তি যাচাইয়ের সময় সংশ্লিষ্ট দলিলের পাশাপাশি পরবর্তী বায়া দলিল, প্রযোজ্য খতিয়ান, নামজারি ও ভূমি উন্নয়ন করের তথ্য মিলিয়ে দেখা উচিত।
কে পুরনো দলিলের নকল তুলতে পারেন
রেজিস্ট্রেশন আইন, ১৯০৮-এর ৫১ ধারা অনুযায়ী স্থাবর সম্পত্তিসংক্রান্ত উইল ব্যতীত নিবন্ধিত দলিল সাধারণত ১ নম্বর রেজিস্টার বহিতে নথিভুক্ত হয়। একই আইনের ৫৭(১) ধারা অনুযায়ী নির্ধারিত ফি পরিশোধ করে যে কোনো ব্যক্তি ১ ও ২ নম্বর বহি এবং ১ নম্বর বহির সংশ্লিষ্ট সূচি পরিদর্শনের আবেদন করতে পারেন। আইনের বিধান সাপেক্ষে এসব বহির ভুক্তির নকলও চাওয়া যায়। ফলে সাধারণ স্থাবর সম্পত্তির দলিলের নকলের জন্য আবেদনকারীকে সব ক্ষেত্রে বর্তমান মালিক হতে হয় না।
তবে সব ধরনের নিবন্ধিত নথির ক্ষেত্রে একই নিয়ম প্রযোজ্য নয়। উইল ও অন্যান্য বিশেষ শ্রেণির নথি ৩ বা ৪ নম্বর বহিতে থাকতে পারে এবং এসব নথির নকল কারা পেতে পারেন সে বিষয়ে রেজিস্ট্রেশন আইন, ১৯০৮-এর ৫৭ ধারায় পৃথক শর্ত রয়েছে। তাই বিশেষ ধরনের নথির ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট নিবন্ধন অফিসে যোগ্যতা ও প্রয়োজনীয় কাগজপত্র আগে নিশ্চিত করা ভালো।
কোন অফিসে আবেদন করবেন
প্রথমে যে সাব-রেজিস্ট্রি অফিসে দলিলটি নিবন্ধিত হয়েছিল সেখানে খোঁজ নিন। পুরনো দলিল বা তার কোনো অনুলিপি থাকলে শেষ পাতার নিবন্ধনসংক্রান্ত তথ্য থেকে সংশ্লিষ্ট অফিস শনাক্ত করা সহজ হতে পারে। অনেক পুরনো রেকর্ড অন্য রেকর্ড সংরক্ষণস্থলে স্থানান্তরিত হয়ে থাকতে পারে। তাই প্রয়োজন হলে সংশ্লিষ্ট সাব-রেজিস্ট্রি অফিস থেকে নির্দিষ্ট সালের রেকর্ড বর্তমানে কোথায় সংরক্ষিত আছে তা জেনে নিন।
একটি অফিসে রেকর্ড না পেলেই দলিল নেই ধরে নেবেন না। নির্দিষ্ট সালের বালাম বই স্থানীয় অফিসে আছে, নাকি জেলা রেকর্ডরুমে গেছে, আগে তা নিশ্চিত করুন।
আবেদনের আগে যেসব তথ্য সংগ্রহ করবেন
দলিল নম্বর ও সাল জানা থাকলে কাজ সবচেয়ে সহজ। সঙ্গে নিবন্ধনের আনুমানিক তারিখ, দাতা বা বিক্রেতার নাম, গ্রহীতা বা ক্রেতার নাম, মৌজার নাম, দাগ বা খতিয়ান নম্বর, সাব-রেজিস্ট্রি অফিসের নাম এবং সম্ভব হলে বালাম বই ও পৃষ্ঠার তথ্য লিখে নিন। পুরনো ফটোকপি থাকলে সেটিও সঙ্গে রাখুন।
দলিল নম্বর না থাকলে নামের পুরনো বানান, পিতার নাম, গ্রামের নাম, মৌজা ও সম্ভাব্য সাল কাজে আসে। এসব তথ্য একসঙ্গে দিলে তল্লাশির পরিসর কমে।
ধাপে ধাপে পুরনো দলিলের নকল তোলার নিয়ম
দলিলের সঠিক পরিচিতি জানা না থাকলে প্রথমে তল্লাশির মাধ্যমে রেকর্ড শনাক্ত করুন। নিবন্ধন বিধিমালা, ২০১৪-এর ১০৮ অনুচ্ছেদ অনুযায়ী সূচি তল্লাশ বা নিবন্ধিত দলিলের নকল পরিদর্শনের আবেদন ৩৬ নম্বর ফরমে করা হয় এবং দলিল বা বহির কোনো ভুক্তির নকলের আবেদন ৩৭ নম্বর ফরমে দাখিল করা হয়। দলিল নম্বর জানা না থাকলে পক্ষের নাম, মৌজা ও সম্ভাব্য সালসহ যত বেশি তথ্য দেওয়া যায়, রেকর্ড শনাক্ত করা তত সহজ হয়।
সঠিক দলিল শনাক্ত হওয়ার পর ৩৭ নম্বর ফরমে নকলের আবেদন করা যায়। নিবন্ধন অধিদপ্তরের সরকারি ওয়েবসাইটে তল্লাশ ও পরিদর্শনের ফরম এবং নকলের আবেদন ফরম প্রকাশিত রয়েছে। আবেদনের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য তল্লাশি ফি, নকল প্রস্তুতের ফি, নকলনবিশের পারিশ্রমিক, কোর্ট ফি এবং প্রয়োজন হলে অতিরিক্ত ফি নির্ধারিত পদ্ধতিতে পরিশোধ করুন। টাকা জমা দেওয়ার পর সরকারি রসিদ সংগ্রহ করে রাখুন।
নকল হাতে পাওয়ার পর দলিল নম্বর, সাল, পক্ষের নাম, মৌজা, দাগ, জমির পরিমাণ, বালাম বা বহির তথ্য, পৃষ্ঠা, সিল ও অনুমোদিত স্বাক্ষর মিলিয়ে দেখুন। কোনো পৃষ্ঠা অস্পষ্ট বা অনুপস্থিত হলে তখনই অফিসে জানান।
বর্তমান ফি সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য
সরকারি সাব-রেজিস্ট্রি কার্যালয়ের প্রকাশিত সেবা তথ্য অনুযায়ী বাংলায় লিখিত দলিলের নকল প্রস্তুত বা প্রদানের ক্ষেত্রে প্রতি ৩০০ শব্দবিশিষ্ট এক পৃষ্ঠা বা তার অংশের জন্য ২৪ টাকা নকল ফি এবং একই পরিমাণ লেখার জন্য ৩৬ টাকা নকলনবিশের পারিশ্রমিক উল্লেখ রয়েছে। ফি থেকে অব্যাহত নয় এমন নকলের আবেদনপত্রে ২০ টাকার কোর্ট ফিও প্রযোজ্য বলে সরকারি তথ্যে উল্লেখ করা হয়েছে।
অগ্রাধিকারভিত্তিক নকল চাইলে ৫০ টাকা অতিরিক্ত ফি এবং চার পৃষ্ঠার বেশি হলে অতিরিক্ত পৃষ্ঠার জন্য নির্ধারিত হারে ফি প্রযোজ্য হতে পারে। সূচিবহি তল্লাশির ক্ষেত্রে প্রকাশিত তথ্য অনুযায়ী এক বছরের জন্য ২০ টাকা এবং একাধিক বছরের ক্ষেত্রে প্রথম বছরের পর অতিরিক্ত প্রতি বছরের জন্য ১৫ টাকা হারে ফি রয়েছে। সরকারি ফির হার বা পরিশোধের পদ্ধতি পরিবর্তিত হতে পারে, তাই আবেদন করার দিন সংশ্লিষ্ট নিবন্ধন অফিসে প্রযোজ্য মোট ফি নিশ্চিত করুন।
দলিল নম্বর না জানলে কীভাবে খুঁজবেন
প্রথমে সম্ভাব্য সাল বা কয়েক বছরের সময়সীমা ঠিক করুন। এরপর দাতা বা গ্রহীতার নাম, পিতার নাম, মৌজা ও এলাকার তথ্য দিয়ে সূচিবহিতে তল্লাশি করুন। সরকারি নির্দেশনায় মূল দলিল না থাকলে পক্ষের নাম ও মৌজাভিত্তিক সূচি থেকে দলিল শনাক্ত করার কথা বলা হয়েছে।
অনেক বছরের তল্লাশি সময় ও ফি বাড়াতে পারে। তাই পুরনো খতিয়ান, নামজারি আদেশ, ভূমি উন্নয়ন করের রসিদ, আগের দলিল বা পারিবারিক কাগজ দেখে সাল সংকুচিত করা কার্যকর।
যেসব ভুল এড়িয়ে চলবেন
খতিয়ানের কপি আর দলিলের সার্টিফাইড কপি এক জিনিস নয়। খতিয়ান ভূমি রেকর্ডের নথি, আর দলিলের নকল নিবন্ধন অফিসের রেকর্ড থেকে আসে। একইভাবে কোনো ব্যক্তির কাছ থেকে পাওয়া সাধারণ ফটোকপিকে সরকারি সার্টিফাইড কপি হিসেবে গণ্য করা উচিত নয়। সিল, স্বাক্ষর ও নকলের পরিচিতি যাচাই না করে কাগজ গ্রহণ করবেন না।
আর শুধু একটি পুরনো দলিল দেখে বর্তমান মালিকানা নিশ্চিত করবেন না। জমি কেনা বা গুরুত্বপূর্ণ আইনি কাজে ধারাবাহিক দলিল, খতিয়ান, নামজারি, করের তথ্য ও বাস্তব দখল মিলিয়ে দেখা উচিত।
২০২৬ সালের ডিজিটাল নিবন্ধন পরিবর্তনের প্রভাব
রেজিস্ট্রেশন (সংশোধন) অধ্যাদেশ, ২০২৬-এর মাধ্যমে রেজিস্ট্রেশন আইন, ১৯০৮-এ নতুন ৭৭এ ধারা যোগ করা হয়েছে। এই ধারায় সরকার অনুমোদিত সফটওয়্যার ব্যবহার করে নির্ধারিত বিধি অনুযায়ী দলিল উপস্থাপন ও নিবন্ধনের ডিজিটাল ব্যবস্থা চালুর আইনি ভিত্তি রাখা হয়েছে। এ ব্যবস্থা বাস্তবায়নের বিস্তারিত পদ্ধতি বিধির মাধ্যমে নির্ধারিত হওয়ার কথা রয়েছে।
তবে নতুন ডিজিটাল নিবন্ধনের বিধান থেকে এটি ধরে নেওয়া ঠিক হবে না যে দেশের সব পুরনো কাগুজে বালাম বই বা দলিল বর্তমানে অনলাইনে অনুসন্ধান ও ডাউনলোড করা যায়। পুরনো দলিলের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট সাব-রেজিস্ট্রি অফিসে রেকর্ডের অবস্থান নিশ্চিত করাই কার্যকর প্রথম পদক্ষেপ।
পুরনো দলিলের নকল সম্পর্কে ১০টি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন ও উত্তর
প্রশ্ন ১: মূল দলিল হারিয়ে গেলে সার্টিফাইড কপি দিয়ে কাজ হবে কি?
নিবন্ধন অফিস থেকে পাওয়া সার্টিফাইড কপি মূল দলিলের নিবন্ধিত তথ্য যাচাই এবং বিভিন্ন প্রশাসনিক বা আইনগত প্রয়োজনে ব্যবহার করা যেতে পারে। তবে যে দপ্তর বা প্রতিষ্ঠানে কপি জমা দেবেন, তাদের নিজস্ব নথির শর্ত থাকতে পারে। আর বর্তমান মালিকানা যাচাই করতে হলে পরবর্তী দলিল, খতিয়ান, নামজারি ও ভূমি উন্নয়ন করের তথ্যও মিলিয়ে দেখা প্রয়োজন।
প্রশ্ন ২: দলিল নম্বর না জানলে কি নকল পাওয়া সম্ভব?
হ্যাঁ। দাতা, গ্রহীতা, মৌজা, আনুমানিক সাল এবং অন্যান্য পরিচিতি দিয়ে সূচিবহিতে তল্লাশি করা যায়। যত বেশি নির্ভুল তথ্য দেবেন, রেকর্ড শনাক্ত করা তত সহজ হবে। কয়েক দশকের বিস্তৃত সময়সীমা না দিয়ে আগে সম্ভাব্য সাল সংকুচিত করা ভালো।
প্রশ্ন ৩: যে কেউ কি জমির দলিলের নকল তুলতে পারেন?
রেজিস্ট্রেশন আইন, ১৯০৮-এর ৫৭(১) ধারা অনুযায়ী নির্ধারিত ফি পরিশোধ করে যে কোনো ব্যক্তি ১ ও ২ নম্বর রেজিস্টার বহি এবং ১ নম্বর বহির সংশ্লিষ্ট সূচি পরিদর্শনের আবেদন করতে পারেন এবং আইনের বিধান সাপেক্ষে নকল চাইতে পারেন। তবে উইল ও অন্যান্য বিশেষ ধরনের নথির ক্ষেত্রে আলাদা শর্ত রয়েছে।
প্রশ্ন ৪: পুরনো দলিল কোথায় পাওয়া যায়?
প্রথমে নিবন্ধনের সাব-রেজিস্ট্রি অফিসে যোগাযোগ করুন। পুরনো বালাম বা রেকর্ড জেলা রেজিস্ট্রারের সদর রেকর্ডরুমে স্থানান্তরিত থাকলে স্থানীয় অফিস থেকে তার অবস্থান জানা যেতে পারে। নির্দিষ্ট সালের রেকর্ড কোথায় আছে তা আগে জানলে অপ্রয়োজনীয় যাতায়াত কমে।
প্রশ্ন ৫: নকল তুলতে জাতীয় পরিচয়পত্র বাধ্যতামূলক কি?
১ নম্বর বহির সাধারণ নকলের আবেদন করার ক্ষেত্রে বর্তমান মালিক হওয়াই একমাত্র যোগ্যতার শর্ত নয়। তবে আবেদন গ্রহণের সময় আবেদনকারীর পরিচয় বা অন্যান্য তথ্যের জন্য কী কাগজ প্রয়োজন হবে তা সংশ্লিষ্ট নিবন্ধন অফিস থেকে আগে নিশ্চিত করা ভালো। জাতীয় পরিচয়পত্র সঙ্গে রাখা সুবিধাজনক হলেও এটি নিজে থেকে সংশ্লিষ্ট জমির মালিকানার প্রমাণ নয়।
প্রশ্ন ৬: সার্টিফাইড কপি পেতে কত দিন লাগে?
নকল পাওয়ার সময় রেকর্ডের বয়স, রেকর্ড কোথায় সংরক্ষিত আছে, তল্লাশির প্রয়োজন এবং সংশ্লিষ্ট অফিসের কাজের অবস্থার ওপর নির্ভর করতে পারে। পুরনো রেকর্ড অন্য কোনো রেকর্ড সংরক্ষণস্থল থেকে আনতে হলে সময় বেশি লাগতে পারে। আবেদন করার সময় সংশ্লিষ্ট অফিস থেকে সম্ভাব্য সরবরাহের তারিখ জেনে নিন এবং আবেদন বা রসিদের তথ্য সংরক্ষণ করুন।
প্রশ্ন ৭: জরুরি ভিত্তিতে নকল নেওয়া যায় কি?
সরকারি সেবা তথ্যে অগ্রাধিকারভিত্তিক নকলের জন্য অতিরিক্ত ফির বিধান উল্লেখ রয়েছে। তবে রেকর্ডের অবস্থান ও প্রাপ্যতার ওপর নকল প্রস্তুতের সময় নির্ভর করতে পারে। তাই অগ্রাধিকার ফি দেওয়ার আগে সংশ্লিষ্ট অফিসে সেবার শর্ত ও সম্ভাব্য সময় জেনে নিন।
প্রশ্ন ৮: পুরনো ফটোকপি থাকলে কি সুবিধা হবে?
হ্যাঁ। পুরনো কপিতে দলিল নম্বর, সাল, নিবন্ধন অফিস, বালাম বই বা পৃষ্ঠার তথ্য থাকলে রেকর্ড শনাক্ত করা সহজ হয়। সরকারি সেবা তথ্যে আরও উল্লেখ রয়েছে যে নিবন্ধিত দলিলের মুদ্রিত বা টাইপ করা অনুলিপি দাখিল করে সেটিকে অবিকল নকল হিসেবে প্রত্যয়ন চাওয়া হলে তুলনার জন্য প্রযোজ্য নির্দিষ্ট ফি ও পারিশ্রমিকের অর্ধেক ধার্য হতে পারে।
প্রশ্ন ৯: সার্টিফাইড কপি পেলেই কি জমি কেনা নিরাপদ?
না। সার্টিফাইড কপি একটি নির্দিষ্ট নিবন্ধিত লেনদেনের প্রামাণ্য অনুলিপি, কিন্তু তার পরে কী হয়েছে তা বলে না। জমি কেনার আগে ধারাবাহিক বায়া দলিল, বর্তমান খতিয়ান, নামজারি, ভূমি উন্নয়ন কর, দখল, দাগ-মৌজা এবং প্রয়োজন হলে আইনজীবীর মাধ্যমে শিরোনাম যাচাই করা উচিত।
প্রশ্ন ১০: অনলাইনে পুরনো দলিলের কপি পাওয়া যায় কি?
২০২৬ সালের সংশোধনী অধ্যাদেশে ডিজিটাল নিবন্ধনের আইনি ভিত্তি যোগ করা হয়েছে। তবে এর অর্থ এই নয় যে দেশের সব পুরনো দলিল বর্তমানে একটি কেন্দ্রীয় অনলাইন ব্যবস্থা থেকে অনুসন্ধান বা ডাউনলোড করা যায়। পুরনো দলিলের ক্ষেত্রে প্রথমে সংশ্লিষ্ট সাব-রেজিস্ট্রি অফিসে রেকর্ডের অবস্থান নিশ্চিত করুন এবং নিবন্ধন অধিদপ্তরের সরকারি ফরম ও নির্দেশনা অনুসরণ করুন।
উপসংহার
পুরনো দলিলের নকল সংগ্রহের ক্ষেত্রে প্রথম কাজ হলো সঠিক দলিল ও সংশ্লিষ্ট রেকর্ড শনাক্ত করা। দলিল নম্বর জানা থাকলে অনুসন্ধান সহজ হয়, আর নম্বর না থাকলে পক্ষের নাম, মৌজা ও সম্ভাব্য সালসহ অন্যান্য তথ্য দিয়ে সূচিবহিতে তল্লাশি করা যায়। নির্ধারিত ফরমে আবেদন করুন, প্রযোজ্য সরকারি ফি পরিশোধ করে রসিদ রাখুন এবং নকল হাতে পাওয়ার পর দলিল নম্বর, সাল, পক্ষের নাম, জমির বিবরণ, সিল ও স্বাক্ষর মিলিয়ে দেখুন। জমির বর্তমান মালিকানা নির্ধারণের ক্ষেত্রে শুধু একটি পুরনো দলিলের নকলের ওপর নির্ভর না করে সংশ্লিষ্ট অন্যান্য সরকারি রেকর্ডও যাচাই করা উচিত।
